マーケティングチームの田端と申します。
こちらの記事では「知って得する・すぐにできる 業務に役立つTIPS」をご紹介していきます。
効率的に業務を行うためには、環境から整えていくことが大切です。
第1回は「ファイルの命名規則」。ちょっとした手間でグッと業務効率UPに繋がるかも？
ファイルの命名規則とは
みなさんはファイル名を気にされたことはありますか。
なんとなくファイル名やフォルダ名を付けていませんでしょうか。
実は、目的のファイルが見つからずに探し回る時間は年間で何十時間にもなると言われています。
この無駄な時間を無くすためには、誰が見ても内容を理解できるように命名規則を定めることが重要なのです。
今回は私が普段から使っている命名規則をご紹介いたします。
① バージョン管理には日付を使用する
ファイルの修正をするときに、元のファイルを残しておきたいことがよくあると思います。そんな時、どのファイルが最新のもので、どれが過去のものなのかがわかるようにファイル名を指定する必要があります。
よく見かけるのが、ファイル名の末尾に「-01」や「-02」のように枝番を付けたり、「改訂版」や「修正版」を付ける方法です。
しかし、この方法だと「いつ時点」のファイルなのかをファイル名を見ただけでは判断できにくくなってしまうのです。
これを解決するためには、ファイル名に日付を付与してあげます。
上の画像の通り、日付は「YYYYMMDD（20220913）」もしくは「YYMMDD（220913）」で指定します。
※YはYear、MはMonth、DはDate
「令和4年7月25日」など年月日で指定することもできますが、数字で指定することでテンキーだけで入力を完結できるのでおすすめです。
付ける日付は、「ファイルの作成日」「更新日」「提出日」など、どの時点の日付を付けるのかも決めておきましょう。
加えて、先程の画像ではファイル名の末尾に日付を付与していますが、ファイルの表示順を重視したい場合にはファイル名の先頭に日付を付与するなど「記述位置」のルールも決めておきましょう。
日付を末尾に指定
・ファイルを種類別に整列したいとき
日付を先頭に指定
・日付を基準にファイルを検索したり整列したいとき
② 半角・全角を統一させる
半角・全角が統一されていないとフォルダの視認性が悪くなってしまいます。
特に「半角のカタカナ」や「全角の英数字・記号」は Windows / Mac など異なる環境で文字化けが起こる原因になってしまう場合があるので注意しましょう。
一般的には以下のルールがよく使われています。
・ひらがな、カタカナ、漢字は「全角」
・英数字は「半角」
③ 文字の区切りには「 _ 」（アンダースコア）か「 - 」（ハイフン）を使う
文字の区切りとは「プロジェクト名_概要_220927.pdf」の中の_に当たるものです。
たまに単語の区切りに半角スペースや全角スペースで指定しているものを見かけることがあります。しかし、ファイル名にスペースを含めてしまうと異なる環境やソフトにエラーを引き起こす可能性があるのでおすすめできません。
一般的には_（アンダースコア）もしくは-（ハイフン）がよく使われています。
どちらを使ってもよいのですが、両方が混在することは避けましょう。
④ 表記のゆれをなくす
「見積書」「御見積書」や「株式会社」「（株）」など、同じものに対して複数の表記があることがしばしばあります。
全ての表記揺れをなくすことは難しいですが、同じフォルダ内ではできるだけ既存のファイル名に合わせた命名をするように気をつけましょう。それだけでフォルダ内の見通しが良くなります。
⑤ ファイルの表示順を任意の順にしたいときは先頭に連番を付与する
作業順番でファイルやフォルダの先頭に連番を付与すると、ファイルやフォルダの順序を固定することができます。
ただし、「1」「2」「3」ではなく、「01」「02」「03」とします。
こうすることで、10以上の連番でも正しく並べることができます。
3桁以上のファイル数になりそうな場合は「001」「002」「003」と指定します。
⑥ oldフォルダを作成する
不要になったけどすぐに削除したくないファイルってありませんか？
そんな時はoldフォルダを作成してみましょう。このフォルダは前述のように「不要になったもの」「古いもの」を一定期間保管しておくフォルダです。
1ヶ月〜3ヶ月、もしくは半年〜1年間など、定めた期間が過ぎた後に中のファイルを削除します。
こうすることで「やっぱり復活させたい」といった時にも安心できます。
⑦ ファイル・フォルダ表示の優先順位
最後にファイル・フォルダの表示順位についてです。これらの表示順には優先順位があります。
「一番上に置いておきたい」もの、例えば⑥で紹介したoldフォルダなどは、ファイル名の先頭に記号を付けると一番上に表示させることができます。
下図は文字の優先順位を表したものになります。
| 優先順位 | 文字 |
|---|---|
| 1 | 記号 |
| 2 | 数字 |
| 3 | アルファベット |
| 4 | ひらがな・カタカナ |
| 5 | 漢字 |
ちなみに、私が一番上に表示したい時によく使うのは_（アンダースコア）もしくは■です。
理由は、
・■はファイルやフォルダを探す際、視認性を高める印象があるからです。
・_は■とは逆で、存在感がなくテキストの邪魔にならないのと、入力時に■は「しかく」と入力しなければならないのに対して、_はキーで一発入力できるからです。
さいごに
いかがでしたでしょうか。
ちょっとしたことですが普段から心がけることで後々生きてくるので、ぜひ実践してみてください。
今回ご紹介する内容をご存知の方（実施されている事務所）もいらっしゃるかと思います。
「もっとこんな方法があります！」がありましたら、教えてください。
そして次号は「ショートカットキー編」です。知っておくと便利なショートカットキーやツールのご紹介をします。
お楽しみに！
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